當前位置:首頁 > 校園風 > 教學隨筆

加強檔案收集 提高管理效率


作者:陳朝陽    發稿人:劉晨     發布時間:2013-03-27 10:23:06    點擊數:2139  

——淺析檔案管理對行政管理的促進作用gru安陽市第一中學

陳朝陽gru安陽市第一中學

 gru安陽市第一中學

  要:檔案管理對行政管理有著積極的促進作用。在實際工作中,檔案資料的缺失是隱性的,本文試圖從檔案資料缺失問題入手,重新認識檔案工作在行政管理中的重要地位和作用,通過延伸檔案形成階段的要求,規范辦公程序,提高管理效率。gru安陽市第一中學

關鍵詞:檔案工作行政管理 地位 作用gru安陽市第一中學

 gru安陽市第一中學

檔案資料整理工作向前延伸便是檔案資料的形成過程,其形成過程體現著行政管理的過程。gru安陽市第一中學

若檔案資料收集不完整,許多生動的、重要的工作和活動就會在檔案中消失。這樣,檔案是不完整的,是有缺憾的。其中有些材料將會永遠消失。我們常發生這樣的現象,工作干過了,檔案中卻沒有記載,沒有相關的材料,遇到匯總材料、總結工作、或從事相近的工作,查找相關材料時出現資料缺失,看不到當時的主辦單位、相關人員、工作步驟、具體措施、活動效果及經驗總結。gru安陽市第一中學

如果平時工作就是做了就算了,則是盲目的、效力有限的。這也體現一個單位的工作狀態和工作方式。強調檔案收集既是檔案管理的需要,又是進一步提高行政管理效率的要求。一方面,通過行政管理,進一步加強檔案管理工作;另一方面,高水平的檔案管理會進一步規范行政管理工作,通過總結經驗教訓,優化管理細節,用規范性的文件、制度將這些總結出來,化繁為簡,提高工作效率。gru安陽市第一中學

我們知道,在實際管理工作中,常規管理在執行中會有很多例外和特殊情況的處理辦法,這些特殊情況的出現也不是每次都有,但若有檔案記載,就可參考以往經驗。gru安陽市第一中學

我們有這樣的體會,經常性為找到某個材料耽誤大量時間。一方面,檔案管理需要提高管理水平;另一方面,檔案資料要完整,并及時的入檔,否則“巧婦難為無米之炊”。我們經常可以看到,在平時工作中,由于檔案意識不強、檔案管理不到位、檔案人員更換頻繁等原因,檔案并不能全部反映一個單位各方面的工作,以學校為例,學校檔案只能簡單地反映重要的人事變動、重要活動和審批事項等,但是直接反映師生活動、教學過程、學生情況等材料,缺失的比較嚴重,不全面,甚至沒有記錄,活動過去了,沒有記錄;一個經過驗證正確的措施使用過,也沒有記錄,有時想起來也無處查找;還有很多材料散落在經手人的腦子里、電腦里、筆記本上,很多重要的信息就這樣隨著時間的推移就逝去了,再也沒有了痕跡。這樣的事情對一個單位來說是一個重大的損失。gru安陽市第一中學

因此,我們說,檔案的規范管理過程也是學校各項管理項目的規范的過程,兩者是相互促進、相互影響的過程。一個單位的工作秩序和規則、運行方式、效率是多年來不斷摸索出來的,很多措施是非常有效的,如何甄別、利用這些有效的手段,包括反面的教訓,對一個單位來講是彌足珍貴的。檔案室不僅僅是保險柜,存放材料而已,它對學校管理和指導學校發展起著重要的作用。下面,就檔案管理對行政管理的促進作用進行探討。gru安陽市第一中學

一、學校檔案資料缺失的主要表現gru安陽市第一中學

檔案資料缺失既有制度機制上的缺陷,也有檔案原創者和檔案管理員工作質量的問題,主要表現在:gru安陽市第一中學

1.檔案資料形成、留存制度不完善,文獻資料未能形成。在實際工作中,工作人員習慣于將工作事務記錄在個人的本子上,經辦人使用記錄本類型不一,原始記錄不規范,記錄內容繁雜,無法直接存檔;操作過程口頭傳達,沒有形成文字記載,很多變故未及時記錄入檔;一些事務報經學校領導同意后執行,沒有審批材料,定稿文件,很多是草稿上一經修改便執行,遇見口頭請示便調整,沒有文字記錄,整個過程材料缺失,事后查找困難。gru安陽市第一中學

2.文字處理不規范。從形式、內容、程序上講,材料的原作者對檔案的認識程度及工作態度是導致檔案質量低下的主要原因。主要表現在,一是原始材料書寫或打印不規范,信息不完整。二是形成材料用紙規格不統一,不易整理。三是材料不齊全造成檔案材料不完整,降低了檔案的保存和利用價值。四是有些材料語法欠妥、隨意簡稱、使材料概念模糊、內容表述不清,容易造成費解和誤解。gru安陽市第一中學

3.教學檔案缺乏管理規范造成教學檔案的缺失。教學檔案缺失是檔案資料缺失的最重要的方面。學校作為教學業務部門,教育教學質量始終都是第一位的。教育教學管理的過程也應該是學校檔案的核心內容。教學檔案是學校在組織教學以及教學管理活動中直接形成的有保存價值的原始材料,這些原始材料經過收集、整理、立卷、編目、保存即形成檔案。教學檔案包括國家和上級業務主管部門有關教育的條例、法規和文件,學校的各種教學計劃、學期授課計劃、教學工作總結、學生學籍、各班成績統計與試卷分析報告、教師業務檔案等材料。由此可見,教學檔案作為教學工作的信息庫,給學校領導決策、制定教學、教研規劃和管理制度提供了依據;為教育教學規律普遍性和特殊性的探討提供了翔實的材料,在教學管理中具有重要作用。然而在實際工作中,由于缺乏相應的規范和要求,許多教學材料往往散落在相關部門或個人手中,這些材料未經整理,難以做到類別齊全、內容翔實,符合檔案要求。gru安陽市第一中學

二、產生的原因gru安陽市第一中學

檔案意識的高低、檔案管理員工作水平、材料處理的規范與否與檔案質量的高低有著直接和密切的關系。檔案資料缺失主要有以下幾個原因造成:gru安陽市第一中學

1.思想上對檔案的不重視。檔案工作對于學校教學質量以及其他工作短期內不會產生重大影響,所以容易被人忽視。有些管理者沒有把檔案管理作為一門科學去看待,也沒有安排專人去管理,只是要求重要材料能找到即可,沒有具體要求,工作比較被動。gru安陽市第一中學

2.學校行政和教學部門缺乏行政意識。主要涉及兩個方面,一是對常規工作的把握不夠。常規工作是有規律可循的。如每學期的開學放假安排、各項考試、職稱申報、重要節日活動等,對常規工作及時總結、歸納,上升到制度化,會極大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做這些事。二是管理者和工作人員文字綜合水平的整體不高。對文字處理工作認識不到位。把文件只作為高深莫測,敬而遠之的東西,只用于向上請示或對外交流,而沒有發揮其制定政策、發布信息、指導工作、落實責任的作用。很多同志總認為人寫材料是個別人的事情,不愿意下功夫寫材料,所寫材料用詞不規范,表達不準確,引用數據混亂的情況比比皆是。gru安陽市第一中學

3.檔案管理程序不規范。缺乏針對學校特點的檔案管理辦法,操作程序缺乏規范和統一。同時,也存在有制度沒有嚴格執行的情況。gru安陽市第一中學

三、發揮檔案工作效益的幾點建議gru安陽市第一中學

推進檔案工作健康發展,將會有效地促進學校管理水平的提高。為此,考慮從以下幾方面改進和推進檔案管理:gru安陽市第一中學

1.重新認識檔案工作在學校管理中的地位和作用。增強領導者和檔案管理員的檔案意識,使他們明確檔案管理規范化,對保證教學檔案質量的重要意義,帶頭重視和支持檔案建設工作。把提高檔案管理質量納入學校工作目標管理之中。在工作開展之初,就將檔案的要求貫穿其中,對檔案中過去相關事項的查詢、擬定活動辦法、活動后及時總結,并將材料完整地保存到檔案室。持之以恒,這些材料將是學校無比珍貴的財富,必將發揮出檔案對現實工作的指導意義。gru安陽市第一中學

2. 加強檔案管理,規范檔案工作程序。檔案人員要注意提高自己的綜合業務工作水平,熟悉、掌握檔案建設的規范和基本要求,把好材料處理的質量關。同時,要積極研究檔案,挖掘學校各方面的信息,為學校管理層提供相關數據,為領導決策服務。gru安陽市第一中學

3.開展檔案專題培訓,提高檔案管理者和行政教學管理人員的檔案意識。通過專業培訓,一方面了解檔案形成過程,整理辦法等業務知識;另一方面,提高檔案意識,提高整理檔案的水平和利用檔案的能力。gru安陽市第一中學

4.發揮文字處理在管理中的作用。引導教學和行政管理部門充分使用公文形式處理各種管理工作。一是擴大行文內容,將涉及全校性的工作內容都納入行文范圍。例如:年度高考工作安排、奧林匹克競賽辦法、教師年度考核、優質課比賽、師帶徒等活動、“體育文化藝術周”、“影響校園學生”評選、文藝匯演等活動的通知、程序及結果等等。二是形成行文習慣,以制度形式規范各處室部門行文習慣,形成全校性關鍵事件必須行文的良好習慣。對相關行政人員進行規范化行文培訓,并將日常工作行文日常化。三是規范行文程序。gru安陽市第一中學

5.充分發揮計算機輔助管理的作用,提高檔案管理效益。根據學校實際情況,選擇適用于計算機檔案管理系統軟件,實現規范化科學化管理,保證檔案質量,實現紙質材料和電子文本同時存檔。gru安陽市第一中學

檔案管理不是一蹴而就的,是一個不斷發展,不斷完善的過程。通過對檔案在學校管理中的地位和作用的再認識,提高檔案意識,規范檔案管理,挖掘檔案資源,研究檔案信息,才能進一步發揮檔案工作在學校管理中的重要作用。gru安陽市第一中學

 gru安陽市第一中學


發表評論 共有 條評論
用戶名: 密碼: 驗證碼:

河南省安陽一中 版權所有     安陽一中網絡中心主辦
電話:86-372-3392009   傳真:86-372-3275228
地址:中國.河南安陽市文明大道327號    電子郵箱:bangongshi@ayyz.cn
豫ICP備05010909號-1